July 21, 2024

Tutorial MYOB, Part 6 : Time Billing.

7 min read

Lihat Tutorial Sebelumnya….

Tutorial MYOB, Part 5 : Penjualan (Sales).

A. Time Billing, Activities List.

Modul time billing hanya ada pada MYOB accounting plus atau MYOB premier.  Modul ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa yang tercatat dalam activities list.  Activity list fungsinya hampir sama dengan itrem list yang terdapat dalam modul inventory.

Activity list digunakan untuk mencatat data jasa yang ditawarkan kepada customer, dipakai dalam satuan pemakaian tertentu dengan biaya tetentu pula.

Transaksi penjualan jasa dalam daftar ini dicatat melalui  modul sales dengan tipe layout pilihan time billing, dengan pilihan tersebut anda dapat memilih activities list yang telah anda isikan di dalam time billing.  Tampilan modul time billing adalah seperti gambar berikut :

Contoh activities list:

  1. Tarif jasa konsultasi keuangan adalah sebesar Rp 50.000/jam.
  2. Jasa fotocopy untuk keperluan eksternal adalah Rp 100 / lembar.
  3. Jasa fotocopy untuk internal perusahaan tidak ditagih (non chargeable).
  4. Jasa penyewaan projector dengan tariff Rp 200.000 per hari.
  5. Jasa sewa internet dengan tariff sewa Rp 5.000 per jam.

Untuk mencatat kelima daftar jasa yang ditawarkan perusahaan tersebut ke dalam activity list ikuti langkah berikut :

  1. Buka program MYOB accounting plus v 13, buka file Graha Motor anda.
  2. Dalam jendela command centre aktifkan modul time billing.
  3. Selanjutnya dalam modul time billing klik activity list untuk mengaktifkan kotak dialog activity list.

Sebelum memulai pencatatan ada baiknya anda mengenal terlebih dahulu apa itu Type, Status dan Rate berikut penjelasannya:

1. Type terbagi 2, yaitu :

  • Hourly: dasar perhitungan ditetapkan per satuan jam
  • Non hourly : dasar perhitungan ditetapkan bukan per jam namun dengan satuan lain seperti per lembar, per hari, per borongan, dan lainnya.
2. Status terbagi 2, yaitu :
  • Chargeable : jumlah perhitungan akan ditagih ke customer.
  • Nonchargeable : untuk keperluan intern perusahaan sehingga jumlah perhitungan tidak untuk ditagih.
3. Rate, terbagi 3 yaitu :
  • Use employee billing rate : dasar penagihan jumlah maupun satuan / unit ditetapkan oleh personal / karyawan yang mengerjakan proyek tersebut.  Seperti jasa konsultan yang mengerjakan adalah staffnya.  Berdasarkan laporan staff ditentukan jumlah dan satuan / unit yang dimasukkan ke dalam penagihan.
  • Use customer billing rate : tariff atas kesepakatan dengan customer.
  • Use activity list : tarif berlaku umum persatuan yang ditetapkan.
4. Untuk mencatat jasa yang pertama anda klik tombol new tampil activity information tan profile seperti gambar berikut :
5. Berdasarkan table di atas, pada kolom activity ID ketik TB-01, tekan tab lalu pada kolom activity name ketik jasa konsultasi keuangan. 
6. Berikut tekan tab dua kali, pada kolom description ketik jasa konsultasi per jam.
7. Tandai kotak cek use description on sales. Selanjutnya klik anak panah kolom income account, pilih akun 4-4000 miscellaneous income (pendapatan lain-lain) dari kotak select from list klik use account.
8. Klik anak panah kolom tax code when sold, pilih kode pajak PPN dari kotak select from list klik tombol use tax code.
9. Tandai type: hourly, status: chargeable dan rate : use activity rate.
10. Selanjutnya isi tariff per jam pada kolom activity rate ketik 50000. klik tombol OK untuk menyimpan pencatatan jasa yang pertama.
11. Kembali ke kotak dialog activities list jasa pertama yang telah dicatat akan ditampilkan dalam tab All activity dan hourly.
12. Ulangi langkah 5 s.d 11 catat jasa selanjunya.  Berikut ditampilkan gambar ilustrasi pencatatan beberapa activities list lainnya.
13. Jika pencatatan selesai klik tombol close untuk menutup kotak dialog activitites list.

Pembulatan Jam

Jika menggunakan satuan perhitungan jam, maka perhitungan waktu terkadang tidak tepat bisa lebih atau kurang dari satu jam, untuk itu dilakukan pembulatan waktu baik pembulatan ke bawah atau ke atas.  Caranya ada pada langkah berikut :

  1. Dalam jendela myob accounting klik menu setup I preferences.
  2. Tampil kotak dialog preferences, pastikan tab yang sedang aktif adalah sistem.
  3. Selanjutnya tandai kotak cek for time billing, enter time in special, lalu klik anak panah dan pilih 15 minute billing units.
  4. Tandai pula kotak cek Round Timer- calculated time, klik anak panah dan pilih up to next billing unit, artinya pembulatan akan dibulatkan ke atas.
  5. Langkah terakhir klik OK untuk menyimpan pengaturan sekaligus menutup kotak dialog preferences.

B. Formulir Aktifitas.

Anda dapat mencatatkan aktivitas penjualan jasa sekaligus memberikan penagihan secara manual melalui modul Sales dengan layout time billing seperti yang telah dibahas pada session 5 sebelumnya.  Selain cara tersebut anda juga dapat melakukan aktivitas penjualanjasa dengan perhitungan otomatis pada activity slip, lalu melakukan penagihan prepare time billing invoice secara bersama atau satu per satu.

 1. Penjualan dan penagihan secara manual

Contoh kasus :

Tanggal 15 Januari 2007 seorang customer tunai melakukan fotocopy sebanyak 100 lembar dengan Ginanjar Ginting, yang langsung ditagih tunai.

Untuk mencatat transaksi di atas ikuti langkah berikut:

  1. Dalam jendela command centre aktifkan modul sales.
  2. Selanjutnya dalam modul sales, klik enter sales untuk mengaktifkan kotak dialog sales – new service
  3. Tentukan status penjualan adalah invoice dngan mengklik panah drop down sisi kiri atas.
  4. Klik tombol layout lalu pilih opsi time billing kemudian klik tombol OK.
  5. Selanjutnya untuk memasukkan transaksi tekan tombol tab, tampil kotak select from list, klik tombol new, pada jendela Card information anda ketik customer tunai pada kotak name lalu tekan tombol tab dan ketik C-004 pada card ID.
  6. Aktifkan tab selling details, pada kotak payment is due, pilih C.O.D lalu klik tombol OK.
  7. Kembali ke kotak Dialog sales – new time billing, anda tekan tombol tab lalu pilih pelanggan customer tunai dari kotak select from list kemudian klik use customer.
  8. Kotak term akan menampilkan termin pembayaran sesuai dengan penyuntingan untuk pelanggan ini pada card file terdahulu.
  9. Pastikan kotak tax inclusive tidak tertandai.
  10. Pada kolom invoice # ketik nomor penjualan missal 00000002, lalu tekan tombol tab.
  11. Untuk kolom date ketik tanggal transaksi yaitu 15/01/07.
  12. Pada kolom date baris transaksi ketik 15/01/07 lalu tekan tab.
  13. Pada kolom Hrs/units ketik 100, lalu tekan tombol tab 2 kali.
  14. Tampil kotak select from list pilih jasa foto copy public, lalu klik tombol use activity.
  15. Hasilya total tagihan ditampilkan. Selanjutnya pada bagian sales person, anda pilih karywan Ginting, Ginanjar.
  16. Terakhir anda isi kotak Paid Today untuk melunasi pembayaran sebesar Rp 11.000.
  17. Klik tombol record untuk menyimpan transaksi time billing ini.
  18. Kotak dialog sales –new time billing kembali ditampilkan dalam keadaan kosong anda klik tombol cancel untuk menutup kotak dialog ini.
2. Enter activity slip dan prepare time billing invoice 

Contoh kasus :

Tanggal 18 Januari 2007, seorang customer tunai melakukan kosultasi keuangan dari jam 9:00 hingga 12:38 selanjutnya meneruskan menyewa internet dari jam 12:45 hingga 14:25 yang langsung ditagih tunai oleh karyawan Dewi Lestari.  Untuk mencatat transaksi di atas ikuti langkah berikut :

  1. Dalam jendela command centre akifkan modul time billing.
  2. Selanjutnya dalam modul time billing klik enter activity slip untuk mengaktifkan kotak dialog enter activity slip.
  3. Pada kolom employee pilih karyawan Lestari, Dewi.  Biarkan slip ID # dalam keadaan default (standar).
  4. Dalam keadaan date ketik tanggal transaksi 18/01/07.
  5. Pada kolom customer anda pilih customer tunai, dan untuk activity pilih TB-01 Jasa Konsultasi Keuangan.
  6. Selnjutnya pada kolom start time anda ketik waktu mulai konsultasi yaitu 9:00 tekan tombol tab isi stop time 12:38.
  7. Tekan tombol tab, hasilnya Elapsed time dan hour akan terisi otomatis.  Klik tombol record untuk menyimpan activity slip.
  8. Teruskan pengisian activity slip yang kedua dengan mengulangi langkah 5 s.d. 7.
  9. Untuk melihat aktivitas penjualan jasa yang telah dilakukan, klik tab multiple slip entry.  Terakhir klik tombol cancel untuk menutup kotak dialog enter activity slip.

Setelah mencatatkan kegiatan penjualan jasa pada activity slip.  Langkah berikutnya adalah melakukan penagihan.  Prepare time billing invoice merupakan proses pengambilan data dari activity slip kemudian dibuatkan tagihan (invoice).  Melanjutkan contoh terdahulu pada tanggal yang sama perusahaan mengirimkan tagihan kepada customer tunai untuk pembayaran atas jasa konsultasi keuangan dan internet.  Ikuti langkah berikut :

  1. Pastikan modul time billing masih dalam keadaan aktif lalu anda klik prepare time billing invoice.
  2. Akan tampil kotak dialog time billing customers seperti gambar beikut.
  3. Anda pilih activity slip customer tunai yang akan ditagih lalu klik tombol OK.
  4. Tampil form Prepare time billing  invoice to customer tunai, klik pada kolom bill untuk masing-masing transaksi.  Kemudian klik tombol Prepare invoice untuk melakukan penagihan.  Lihat gambar 6.21.
  5. Selanjutnya akan tampil form Sales – new time billing anda periksa Terms : C.O. D, ganti tanggal transaksi menjadi date 18/01/07.  isikan salesperson : Lestari, Dewi dan pada kolom Paid today ketik 215.875.  Lihat gambar 6.22.
  6. Terakhir klik tombol record untuk menyimpan pencatatan transaksi.
  7. From sales – new time billing akan ditampilkan kembali dalam keadaan kosong anda klik tombol cancel.
  8. Kembali ke kotak dialog time billing customers, perhatikan tidak ada lagi transaksi yang aktif atau belum ditagih, anda klik tombol cancel untuk menutupnya.

C. Activity Log.

Activity log akan menampilkan kumpulan activity slip yang telah dilakukan dengan tampilan per Diary View dan detail view.

  1. Pastikan modul time billing masih dalam keadaan aktif lalu anda klik activity log.
  2. Akan tampil kotak dialog activity log, anda isi employee: Lestari, dewi dan Dated From : 01/01/07 To : 31/01/07 lalu tekan tombol tab.  Hasilnya transaksi pada tab Diary view akan tampak seperti Gambar berikut:
  3. Klik tab detail view untuk tampilkan rincian activity slip.  Terakhir klik tombol Close.

D. Jurnal Transaksi.

Untuk menampilkan jurnal transaksi penjualan jasa dan penerimaan kas, ikuti langkah berikut :

  1. Dalam modul time billing klik transaction journal untuk mengkatifkan kotak dialog transction journal.
  2. Untiuk menampilkan jurnal transaksi penjualan jasa, pastikan anda berada pada tab sales.
  3. Karena penjualan jasa hanya terjadi pada tanggal 15 dan 18 januari saja untuk itu pada kolom Dated from ketik 15/01/07, tekan tab pada kolom To ketik 18/01/07, lalu tekan tab lagi untuk menampilkan jurnal transaksi.
  4. Sedangkan untuk menampilkan jurnal transaksi penerimaan kas anda klik tab receipts.
  5. Anda dapat memperbaiki dan menhapus jurnal transaksi ni dengan langkah yang sama seperti yang telah dibahas pada session 4 dan session 5 terdahulu.  Terakhir klik tombol close, untuk menutup kotak dialog Transaction journal.

E. Laporan Time Billing.

Anda dapat melihat laporan-laporan yang berhubungan dengan aktivitas penjualan jasa selama periode yang anda inginkan.  Ikuti langkahnya berikut :

  1. Dari jendela command centre anda klik Command panel: reports lalu klik time billing.
  2. Kemudian tampil jendela index to reports, untuk menampilkan laporan penjualan jasa, dalam kotak name pilih activity I slip detail, lalu klik tombol customize.
  3. Kotak dialog report customization – slip detail ditampilkan.  Tentukan periode laporan pada kolom dated from ketik 01/01/2007 dan kolom Tp 31/01/07, kemudian klik tombol Display.
  4. Hasilnya laporan penjualan jasa report display akan menampilkan laporanyang terdiri atas kode jasa, karyawan, pelanggan, unit dan besarnya tagihan.  Periode laporan juga ditampilkan sesuai dengan periode telah ditentukan.
  5. Laporan ini dapat langsung Anda cetak dengan mengklik tombol print atau jika anda ingin men-export ke program lain klik tombol Send to missal ke program Excel maka klik Send to I Excel.  Atau jika tidak klik tombol close untuk menutup jendela report display dan index to report.

Selanjutnya…

Lihat Tutorial MYOB, Part 7 : Banking.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Copyright © All rights reserved. | Newsphere by AF themes.